会议结束后，把讨论接成可追踪的行动项

先分清“讨论过”和“决定了”

会议纪要最容易出现的错误，是把一个人的建议写成团队结论，或者给没有明确分配的事项补上负责人。AI可以帮助整理记录，但不能替参会者作出承诺。

准备会议笔记或你有权处理的转写文本。录音、转写和外部工具处理是否允许，应遵守实际组织规则和必要授权；不确定时，只整理获准使用的文字记录。

1. 为记录保留定位信息

输入至少包括会议主题、日期、参会角色和记录内容。给段落加编号，或保留转写时间点，方便回到原文核对。

人名不清楚时不要猜测。可以先用“负责人待确认”表示，并将相关问题交回会议主持人。自动转写中的数字、客户名称和否定词，应优先人工检查。

2. 让 AI 先做分类

请把以下会议记录分为：
A. 已明确确认的决定
B. 有行动要求的事项
C. 仍在讨论、没有结论的问题
D. 只用于背景理解的信息

每项保留原文段落编号或时间点。
没有直接依据时，不要补充负责人、日期、预算或“已经同意”等结论。
如果记录中存在反对意见或条件，必须一并保留。

会议主题：[填写]
记录：[粘贴带定位信息的文字]

先检查A类，而不是先追求一张漂亮的任务表。确认决定时，应找到具体的确认语句和适用条件；如果原文只有“可以考虑”，就仍然属于讨论。

3. 把行动项写成能执行的任务

每个任务只安排一个主要交付物。建议使用这些字段：任务编号、动作、交付物、负责人、截止时间、前置条件、来源位置、当前状态。

例如，“跟进合作”太模糊；“整理三家候选合作方的报价与交付范围，交给项目负责人比较”更容易判断是否完成。负责人和时限没有明确确认时，保留空缺并进入待确认列表。

状态使用一组固定值，例如“待确认、待开始、进行中、受阻、已完成”。不要把“已发消息”和“对方已确认”当成同一个状态。

4. 让责任人确认后再进入协作工具

先把拟定任务表交给会议主持人或相应负责人核对。确认“做什么”“谁来做”“什么时候交”三件事，再由有权人员录入团队使用的任务工具。

如果你使用自动化连接会议文档和任务系统，第一轮先生成草稿或测试记录。不要把所有听起来像动作的句子自动变成正式任务，也不要未经授权向参会者群发消息。

5. 交付时保留三层信息

• 一屏摘要：会议目标、确认的决定、需要尽快处理的问题。
• 任务表：可执行动作、负责人、时限、前置条件和状态。
• 原文定位：能够追溯每项结论的段落或时间点。

原文与摘要的访问权限可能不同。分享前检查是否包含客户资料、人员评价或商业敏感信息，不因为摘要更短就默认适合所有人查看。

6. 下一次会议用同一张表接续

会前更新任务状态，不另起一张无法对应的清单。对“已完成”项核对实际交付物；对“受阻”项补充阻塞原因、需要谁协助和下一次检查时间。

当团队对任务理解不同，回到原始决定与确认记录。最终目标不是产出更多纪要，而是让每一项工作可以被接住、完成和核对。